Management Assistant w/m/d
01.06.2026
HEUKING
Düsseldorf
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01.06.2026, HEUKING
Düsseldorf
Management Assistant w/m/d
Aufgaben:
Wir suchen Verstärkung zum nächstmöglichen Zeitpunkt! Übernehmen Sie in Ihrer Rolle als Management Assistant w/m/d gemeinsam im Team sämtliche organisatorischen, administrativen und koordinativen Aufgaben rund um das Tagesgeschäft des Management Committees und Executive Directors. Gemeinsam sorgen Sie dafür, dass alles rund läuft - von der Termin- & Reiseplanung bis zur Dokumentenpflege.
Sie unterstützen beim Kalendermanagement und sorgen für eine strukturierte Bearbeitung und Priorisierung eingehender interner sowie externer Anfragen
Sie bereiten Akten, Präsentationen und Verteilerlisten auf und bringen gerne eigene Ideen ein, wenn es darum geht, bestehende Abläufe weiterzuentwickeln
Sie planen und koordinieren Gremien- und Ausschusssitzungen, erstellen präzise Protokolle und Ablaufpläne
Sie pflegen und aktualisieren die Ablage- und Dokumentenstruktur und achten dabei auf Ordnung, Vollständigkeit und Qualität
Qualifikationen:
Mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Assistenzfunktion mit Erfahrung in der professionellen Unterstützung von Führungskräften, idealerweise aus einem agilen und schnelllebigen Arbeitsumfeld
Freude an organisatorischen und administrativen Aufgaben sowie an der strukturierten Zuarbeit für andere
Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere PowerPoint, Excel und Outlook) sowie Microsoft Teams; hohe digitale Kompetenz und Offenheit für neue Tools
Eine sorgfältige, zuverlässige Arbeitsweise und die Bereitschaft, im Team Verantwortung für gemeinsame Ergebnisse zu übernehmen
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Diskretion und ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen sind für Sie selbstverständlich
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