Mitarbeiter (m/w/d) für die Registratur (inklusive eAkte) und Poststelle

80331 München
09.07.2020

Daten dieser Anzeige

Job-ID: 015347863
Mitarbeiter (m/w/d) für die Registratur (inklusive eAkte) und Poststelle

Staatliches Bauamt München 1

Germany

bewerbung@stbam1.bayern.de

Betreuung des Planarchivs des Bauamts Registrierung der eingehenden Schreiben inklusive Rechnungs­erfassung und Rechnungs­legung sowie Weiter­leitung an die zuständigen Sach­bearbeiter Systematische Vorbereitung von Geschäfts­unterlagen zur Archivierung gemäß interner Prozes­svorgaben Elektronische Aktenführung sowie Vorgangs­bearbeitung in der zentralen Scanstelle Bearbeitung des Postein- und Postausgangs, Sortierung und Ver­teilung der Eingangs-, Haus- und Info-Post, Klärung unklarer Zusen­dungen und ggf. Rück­sendung an Absender; inhalt­liche Zuordnung nach Geschäfts­verteilungs­plan und Aktenplan, Sortierung und transport­fertige Aufbe­reitung von Akten innerhalb der Stand­orte sowie Bearbeitung von eingehenden E-Mails Selbstbuchverfahren für Einschreiben, d.h. Nachweis­führung für deren Ein- und Ausgang, Versand von Post­zustellungs­urkunden und Gerichtspost, versand­fertige Aufbereitung und Erledigung des Paket­versands und Nachweis­führung, Umsetzung der Vertrags­bedingungen mit den Post­dienstleistern Entgegennahme von Lieferungen und Weiter­verteilung im Haus Sonstige Aufgaben (Vordruck­verwaltung, Telefon­vermittlung, Zusammen­arbeit mit Zustell­diensten und Kurier­diensten im Rahmen der täglichen Arbeits­abläufe, Ver­teilung der Druck- und Presse­erzeugnisse etc.)

Wer sind wir? Das Staatliche Bauamt München 1 ist eines von 22 staatlichen Bauämtern in Bayern. Es ist zuständig für eine Vielzahl von Gebäuden des Freistaats Bayern und der Bundesrepublik Deutschland im Bereich der Landes­hauptstadt München. Dazu gehören z.B. Museen, Justiz- und Polizeibauten, Ministerien, Theater, Kirchen, Rechen­zentren und vieles mehr. Unsere Aufgabe besteht in der Abwicklung von Neubau- und Umbau­maß­nahmen sowie in der Durchführung des Bauunterhalts. Weitgehend arbeiten wir zur Erfüllung dieser Aufgaben mit freischaffenden Architekten und Ingenieuren zusammen. In Teilbereichen führen wir die Bauleitung auch selbst durch, dabei müssen auch Baustellentermine wahrgenommen werden. Für unsere Abteilung Verwaltung / Sachgebiet Zentrale Dienste suchen wir zum nächst­möglichen Zeitpunkt einen Mitarbeiter (m/w/d) für die Registratur (inklusive eAkte) und Poststelle Das erwartet Sie bei uns! Betreuung des Planarchivs des Bauamts Registrierung der eingehenden Schreiben inklusive Rechnungs­erfassung und Rechnungs­legung sowie Weiter­leitung an die zuständigen Sach­bearbeiter Systematische Vorbereitung von Geschäfts­unterlagen zur Archivierung gemäß interner Prozes­svorgaben Elektronische Aktenführung sowie Vorgangs­bearbeitung in der zentralen Scanstelle Bearbeitung des Postein- und Postausgangs, Sortierung und Ver­teilung der Eingangs-, Haus- und Info-Post, Klärung unklarer Zusen­dungen und ggf. Rück­sendung an Absender; inhalt­liche Zuordnung nach Geschäfts­verteilungs­plan und Aktenplan, Sortierung und transport­fertige Aufbe­reitung von Akten innerhalb der Stand­orte sowie Bearbeitung von eingehenden E-Mails Selbstbuchverfahren für Einschreiben, d.h. Nachweis­führung für deren Ein- und Ausgang, Versand von Post­zustellungs­urkunden und Gerichtspost, versand­fertige Aufbereitung und Erledigung des Paket­versands und Nachweis­führung, Umsetzung der Vertrags­bedingungen mit den Post­dienstleistern Entgegennahme von Lieferungen und Weiter­verteilung im Haus Sonstige Aufgaben (Vordruck­verwaltung, Telefon­vermittlung, Zusammen­arbeit mit Zustell­diensten und Kurier­diensten im Rahmen der täglichen Arbeits­abläufe, Ver­teilung der Druck- und Presse­erzeugnisse etc.) Deshalb passen wir zusammen! Abgeschlossene Berufsausbildung zum Kaufmann (m/w/d) für Büro­management oder zum Verwaltungs­fachange­stellten (m/w/d) Einschlägige Berufserfahrung im Bereich Registratur, idealer­weise in einer öffent­lichen Verwaltung Berufliche Vorerfahrung im Umgang mit einem elektro­nischen Dokumenten­management­system (eAkte / DMS) ist wünschenswert Sie sind eine verantwortungsbewusste Person, die an selbst­ständiges Arbeiten gewöhnt und an einem weit gefächerten Aufgaben­bereich interessiert ist Körperliche Belastbarkeit, Beweglichkeit und die Fähigkeit, häufiger größere Lasten zu heben und zu tragen Genaue und eigenständige Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, organisa­torische Zusammen­hänge selbst­ständig zu erkennen Ausgeprägte Sorgfalt, Zuverlässigkeit, Team­fähigkeit und Kommunikations­fähigkeit Motivation und Einsatzbereitschaft Ruhiges, freundliches und hilfs­bereites Wesen Gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office Sehr gute Deutschkenntnisse (Sprach­niveau C2 nach GER) Was wir Ihnen bieten? Eine verantwortungsvolle Tätigkeit in selbst­ständiger Arbeits­weise in einem leistungs­starken und motivierten Team  Wertschätzenden Umgang im Kollegen- und Vorgesetztenkreis Gezielte Einarbeitung Optimale Work-Life-Balance mit flexiblen Arbeits­zeiten, mit Gleit- und Präsenz­zeit sowie familien­freundlichen Rahmen­bedingungen Transparente und tarifgerechte Bezahlung in der Entgelt­gruppe 6 TV-L sowie alle Sozial­leistungen des öffent­lichen Dienstes (Sonderzahlung, betrieb­liche Alters­vorsorge) Vergünstigte Einkaufs­möglichkeiten und ermäßigte Eintritts­karten zu kulturellen Ver­anstaltungen Jobticket des Freistaats Bayern für Bahn, MVV, Meridian und BOB Ansprechpartner/in: Fachlich: Herr Grohmann (Tel. 089 21232-510) oder Herr Dost (Tel. 089 21232-210) Personalabteilung: Frau Geißler (Tel. 089 21232-216)  Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung! Bitte senden Sie Ihre Bewerbungs­unterlagen bis spätestens 03.08.2020 schriftlich oder per E-Mail an: Staatliches Bauamt München 1 - Personalabteilung - Kennziffer V-Pers. V2/2020 Peter-Auzinger-Straße 10 81547 München E-Mail: bewerbung@stbam1.bayern.de Homepage: www.stbam1.bayern.de Bitte reichen Sie ausschließlich Kopien oder digitale Bewerbungen ein, da eine Rück­sendung der einge­reichten Unter­lagen nicht erfolgt. Achten Sie bitte außerdem darauf, dass Sie bei Ihrer Bewerbung die Kennziffer V-Pers. V2/2020 angeben. Das Staatliche Bauamt München 1 fördert aktiv die Gleich­stellung aller Mitarbeiter (m/w/d). Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von allen Interessierten, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Welt­anschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Bewerber (m/w/d) mit Schwer­behinderung werden bei gleicher Eignung unter Berück­sichtigung aller Umstände des Einzel­falls bevorzugt. Bitte beachten Sie, dass Reisekosten für ein eventuelles Vorstellungs­gespräch und sonstige Auslagen nicht über­nommen werden. Im Rahmen der Umsetzung der Datenschutz­grundverordnung (DSGVO) möchten wir Sie über unseren Umgang mit den Informations­pflichten bei der Erhebung von Daten bei der betroffenen Person (Art. 13 DSGVO) mittels folgendem Link aufklären: Datenschutzhinweise

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