Sie unterstützen proaktiv den Leiter der Stabsstelle und das Team bei der Organisation und Koordination des täglichen Geschäftsablaufs Sie wickeln eigenverantwortlich alle administrativen und organisatorischen Aufgaben ab, z. B. Termin- und Reisemanagement, Erstellung von Korrespondenz, Priorisierung von Anfragen usw. Zu Ihren Aufgaben zählen die Terminkoordination sowie die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, dabei halten Sie Vereinbarungen und die Umsetzungen von Entscheidungen nach Sie sind der/ die direkte Ansprechpartner*in für interne und externe Interessensgruppen und stellen sicher, dass deren Anfragen und Themen richtig in der Stabsstelle adressiert und nachverfolgt sowie kommuniziert und zurückgemeldet werden Sie fungieren als zentrale Schnittstelle zwischen der Stabsstelle Arbeitssicherheit und anderen Abteilungen, und gewährleisten, dass alle aktuellen Themen und Herausforderungen transparent kommuniziert, nachgehalten und bearbeitet werden In Zusammenarbeit mit dem Team organisieren und koordinieren Sie Workshops, Meetings, technische Prüfungen/Messungen und sorgen so für einen reibungslosen Ablauf und kontrollieren die Rechnungen der Dienstleister Die Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Gesprächsprotokollen gehört zu Ihrem Aufgabengebiet Sie haben die Möglichkeit zur inhaltlichen als auch koordinierenden Mitarbeit bei Projekten und Sonderthemen