Enge Abstimmung und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Vorstandsvorsitzenden zur effizienten Organisation des Tagesgeschäfts Proaktives und strukturiertes Handeln zur optimalen Unterstützung des Vorstandsvorsitzenden und Sicherstellung eines optimierten Arbeitsablaufs Selbstständiges Wahrnehmen von Assistenzaufgaben wie z.B.: Terminkoordination und Organisation von Dienstreisen Sicherstellen der telefonischen Erreichbarkeit Post-/Mailbearbeitung und -verteilung Erstellung von Vorstandskorrespondenz Empfang von Gästen und Organisation von Bewirtungen Planung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen inkl. Unterlagenerstellung Beschaffung der benötigten Informationen für alle Gespräche und Sitzungen, einschließlich einer sorgfältigen Priorisierung und effizienten Bereitstellung Unterstützung bei der Ausübung externer Mandate Erstellung von PowerPoint Präsentationen und Excel-Übersichten Vertretungsaufgaben insbes. bei Abwesenheit der Assistenzen der anderen Ressortleiter Koordination und Kontrolle administrativer Tätigkeiten im Auftrag des Vorstands Unterstützung bei Sonderaufgaben und Projekten