Persönliche Assistenz (m/w/d)

Aktualisierung vorhandener Pläne zur Haus- und Personalsteuerung inkl. Dienst-/ Urlaubspläne sowie Kommunikation dieser an Beteiligte Bei unvorhergesehenen Änderungen sofortige Aktualisierung und Kommunikation der neuen Pläne an alle Beteiligte Kontrolle -und bei Bedarf Begleitung- der Umsetzung von Aufgaben Ablage/ Verwaltung von Unterlagen inkl. Pläne Bestandsmanagement: Bestandsführung und -kontrolle sowie Erstellung von Einkaufslisten inkl. Einkaufen Rechnungsmanagement: Inhaltliche Kontrolle, Einholung Freigabe von Rechnungen inkl. Kommunikation zur Begleichung sowie Ablage/Verwaltung Reparaturen und Instandhaltungen nach vorheriger Absprache koordinieren/ organisieren sowie Beteiligte informieren. Bei Bedarf vor Ort Termine mit Dienstleistern begleiten und kontrollieren. Kommunikation: Unterstützung bei sämtlicher Kommunikation und bei Bedarf Übernahme von mündlicher und schriftlicher Korrespondenz (E-Mails, Nachrichten) sowohl Intern als auch Extern Bei kurzfristigen Änderungen umgehende Information an alle Beteiligte Ansprechpartner für Interne (Mitarbeiter) und Externe (Dienstleister, etc.) sowie Förderung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit Terminmanagement: Sämtliche private und berufliche Termine nach vorheriger Absprache koordinieren / organisieren / verschieben und dabei auf mögliche Terminkollisionen /-abhängigkeiten aufmerksam machen sowie Beteiligte informieren Langfristige Instandhaltungs- und Wartungstermine mit Dienstleistern koordinieren/ organisieren unter Berücksichtigung der Terminplanung der Familie Termin-Doku/ -Verwaltung und proaktiv Beteiligte an wichtige Termine erinnern Bei Bedarf organisatorische Unterstützung in der Vor-/Nachbereitung von Terminen sowie im Erkennen inkl. Vermeidung von möglichen Ineffizienzen (Termine, Aufgaben, Logistik) Bei jeder Veränderung/ Verschiebung: Prüfen und Erkennen aller abhängigen Punkte und Auswirkungen und dementsprechend Anpassungen vornehmen und an alle betroffenen Personen kommunizieren Reisemanagement: Unterstützung in der Planung, Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Reisen