Sekretär*in (m/w/d)

Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben im Büro der Präsidentin: Bearbeitung der Postein- und -ausgänge (auch elektronisch) sowie Ablage Vervielfältigungen, Schriftgutverwaltung und Registratur Terminkoordinierung und -überwachung für die Präsidentin Raumorganisation und Schlüsselverwaltung Zusammenstellung von Unterlagen für Sitzungen, Gremien und Besprechungen, Prüfung auf Vollständigkeit, ggf. Ergänzung Vor- und Nachbereitung von Sitzungen (Erstellen der Tagesordnung in Absprache mit der Präsidentin, Fertigung von Protokollentwürfen, Präsentationen, organisatorische Sitzungsvorbereitung einschl. Versenden von Einladungen, Überwachung von Fristen und Terminen) Organisatorische Vorbereitung von Veranstaltungen und Dienstreisen Betreuung von Gästen Auskunftserteilung (telefonisch, schriftlich, persönlich) zu allen Angelegenheiten der Präsidentin Pflege und Aktualisierung der Webseite bzw. HU-relevanter Seiten (Intranet etc.) Pflege und inhaltliche Betreuung der Kontaktdatenbank Korrespondenz für das Büro der Präsidentin, u.a. eigenständiges Aufsetzen von Briefen, Einladungen Vorbereitung von Personalangelegenheiten, insb. Fertigung von Ausschreibungs-, Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsanträgen; Fertigung und Versenden von Eingangsbestätigungen, Einladungen, Zwischeninformationen und Absagen in Bewerbungsverfahren entsprechend der HU-Richtlinien Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen (Bestellung, Einholen und Vergleich von Angeboten etc.)