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Teamassistent*in für die Wissenschaftsverwaltung
München
Aktualität: 14.10.2024
Anzeigeninhalt:
14.10.2024, Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V.
München
Teamassistent*in für die Wissenschaftsverwaltung
Aufgaben:
Unterstützung der Büroleitungen und deren Referent*innen bei der Wahrnehmung ihrer vielfältigen Aufgaben
Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Tagungen, Kommissionssitzungen und Veranstaltungen der Sektionsvorsitzenden, welche persönlich, hybrid oder online durchgeführt werden
Unterstützung der Referent*innen bei der Erstellung von Sitzungsunterlagen und Präsentationen sowie der Recherche auf wissenschaftlichen Internetportalen
Dokumentation von Sitzungsergebnissen und Monitoring sämtlicher relevanter Prozesse und Fristen in der Zuständigkeit der Sektionsbüros
Selbstständige und eigenverantwortliche Erledigung der eingehenden Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
Entwicklung von Vorschlägen zur Optimierung der (digitalen) Büro- und Prozessabläufe im Sektionsbüro gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen
Modernes Büromanagement mit der Erledigung aller gängigen Assistenzaufgaben
Terminplanung und Reisemanagement für interne und externe Teilnehmer*innen
Betreuung der Teamräume und des Intranet-Auftritts der Sektion, Erstellung und Pflege von Listen
Qualifikationen:
Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann*Kauffrau für Büromanagement, Veranstaltungsmanagement und/oder eine vergleichbare Qualifikation bzw. vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten
Vorzugsweise erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit im wissenschaftlichen Umfeld oder im Bildungsbereich, gerne aber auch direkt nach Ausbildungsabschluss
Sehr gute MS-Office-Anwendungskenntnisse in Word, PowerPoint und Excel sowie wünschenswerterweise Kenntnisse im Umgang mit Adressdatenbanken
Routinierten Umgang mit Videokonferenz- und Präsentationstechnik
Fähigkeit, komplexe Informationen zu verarbeiten und zu strukturieren
Freude an Administration, Organisationstalent, Teamgeist und Serviceorientierung
Eine sorgfältige, genaue und strukturierte Arbeitsweise
Bereitschaft zu Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung und Dienstreisen
Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Berufsfeld
Standorte