Vorstandsassistenz (m/w/d)

Effiziente Koordination des Vorstandsbüros Terminplanung, -koordination und -überwachung für die Geschäftsleitung Vor- und Nachbereitung sowie Begleitung von Besprechungen inkl. Protokollführung Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Verwaltungsratssitzungen (z.B. Unterlagenversand, Fristenkontrolle, Protokollführung) Erstellung von Präsentationen, Terminprotokollen, Berichten, Briefen und E-Mails Korrespondenz mit unterschiedlichen Stakeholdern in deutscher und englischer Sprache Reiseplanung und Reisekostenabrechnung Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost Vorbereitende Buchhaltung für das Vorstandsbüro Koordination der Zusammenarbeit mit Institutsleitungen, Fachbereichsleitungen, Stabs- und Querschnittsstellen Entwicklung und Pflege eines effizienten Dokumentenmanagementsystems Unterstützende Tätigkeiten im operativen Personalwesen (Bewerbungsverfahren, Termin- und Raumplanung, Schriftverkehr und Verfügungen sowie Unterstützung bei der Erstellung von Stellenausschreibungen) Organisation und Begleitung der Kommunikation mit dem Personalrat Vertretung im Bereich Vergabe und Beschaffung