Bürosachbearbeiter*in in der Buchhaltung

Sie sind Teil des Teams der Legationskasse (Zahlstelle des Auswärtigen Amts), die für die Betriebsmittelversorgung aller Auslandsvertretungen zuständig ist. Mit ihren Kolleginnen und Kollegen sorgen Sie dafür, dass die Botschaften und Konsulate liquide und handlungsfähig bleiben - auch in Ländern und Lagen, in denen die Bargeld- und Devisenbeschaffung bei örtlichen Banken problematisch ist. Auftragszahlungen ermöglichen den Auslandsvertretungen in vielen Situationen weltweit in Vorlage zu treten oder Zahlungen anzunehmen, z. B. bei Delegationsreisen ins Ausland und im Konsularbereich. Im Bereich Auftragszahlungen überwachen Sie Zahlungseingänge, bearbeiten Zahlungen und Buchungen und beraten die Auslandsvertretungen und Referate in der Zentrale bei der technischen Abwicklung. Bei der Forderungssachbearbeitung halten Sie offene Forderungen nach, klären Unstimmigkeiten in Zusammenarbeit mit den Schuldnern und Auslandsvertretungen und gleichen Zahlungseingänge in SAP ab. Sie bereiten SEPA-Überweisungen für unsere Auslandsvertretungen in SAP vor. Die Legationskasse und die Auslandsvertretungen nutzen das eigene Buchungsprogramm »Fitz« (Finanzen im Netz). In die technischen Aspekte der Programmierung und der notwendigen Buchungslogik ist die Legationskasse stark eingebunden. Hier werden Sie für den Fachbereich und die IT-Abteilung zur wertvollen Ansprechperson, die seitens der Legationskasse mit Kompetenz und Erfahrung langfristig die Weiterentwicklung des Buchungsprogramms begleitet. Sie helfen auch bei der Erstellung von Korrekturanleitungen für die Anwender*innen. In Seminaren stellen Sie die Legationskasse vor und organisieren im Rahmen der Aus- und Fortbildung Workshops zu Auftragszahlungen und anderen Themen der Legationskasse. Gelegentliche Dienstreisen und Abordnungen an Auslandsvertretungen sind möglich. Sie arbeiten sicher mit Microsoft Office und arbeiten sich in IT-Fachanwendungen ein.