Assistenz der Verwaltung

Als Assistenz unserer Verwaltung sind Sie verantwortlich für das Sekretariat am Standort Leipzig und übernehmen die umfassende Unterstützung der Verwaltungsdirektion bei den vielfältigen operativen, organisatorischen und administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft und betreuen zudem den Empfang für den Standort Leipzig. Sie führen und organisieren das Sekretariat unserer Abteilung "Service & Administration" und wickeln die Korrespondenz unseres Termin-, Dienstreise- und Veranstaltungsmanagement ab in Zusammenarbeit mit unserer Assistenz am Standort Karlsruhe. Zudem nehmen Sie an unserem Empfang Telefongespräche aus dem In- und Ausland an und leiten diese weiter. Des Weiteren gehört die Betreuung/Weiterleitung von Besucher*innen ebenso zu Ihren Aufgaben wie die Koordination des Bereichs Facility Management am Standort Leipzig. Sie bearbeiten die Eingangs- und Ausgangspost, inkl. der Wareneingangsbuchung in SAP bei Paketlieferungen. Darüber hinaus unterstützen Sie bei administrativen Tätigkeiten der Abteilung Service & Administration, z.B. bei der Büromaterialbestellung oder der Mitwirkung in der Gestaltung von Intranetseiten für den Bereich Service & Administration. Sie unterstützen die einzelnen Gruppenleitungen der Abteilung bei bestimmten organisatorischen Themen und betreuen die studentischen Angestellten für den Empfangsbereich am Standort Leipzig. Außerdem organisieren Sie Besprechungen (inkl. Vor- und Nachbereitung) aller relevanten Unterlagen und erstellen/pflegen Präsentationen und Berichte.