Verwaltungsangestellte (w/m/d) als Abteilungsassistenz und für das Controlling in der BAU-Abteilung, Deutsches Elektronen-Synchrotron DESY

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Verwaltungsangestellte (w/m/d) als Abteilungsassistenz und für das Controlling in der BAU-Abteilung

Deutsches Elektronen-Synchrotron DESY

Hamburg

Aktualität: 11.02.2025

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11.02.2025, Deutsches Elektronen-Synchrotron DESY

Hamburg

Verwaltungsangestellte (w/m/d) als Abteilungsassistenz und für das Controlling in der BAU-Abteilung

Aufgaben:

Ihre Aufgabenbereiche umfassen das BAU-Controlling, die technische/kaufmännische Projekt-Sachbearbeitung, die Führung des Sekretariats/Assistenz der BAU-Abteilung sowie die Unterstützung bei der IT-Administration für die Gruppe BAU. Aufgabenschwerpunkte sind dabei unter anderem: Pflege und selbstständige Weiterentwicklung eines Kostenkontrollwerkzeuges zur Abbildung aller Kostenkontrolleinheiten und Aufträge im Bereich Instandhaltung und für alle kleineren Baumaßnahmen Kostenverfolgung in SAP und Erstellen monatlicher Berichte Erstellen von Aufträgen sowie Prüfen und Freigeben von Rechnungen nach LV/Aufmaß/StLB Unterstützen bei der Erstellung von Verwendungsnachweisen gem. RZBau Nachhalten von allen Aufträgen und Abrufen in Excel-Tabellen Zusammenstellen der Ausschreibungsunterlagen Entwerfen, Pflegen und Führen von Formularen/Listen - projekt- und abteilungsbezogen Unterstützung bei der Sicherstellung aller Zugangsdaten für interne und externe Mitarbeitende von BAU Unterstützung bei der Betreuung und Beschaffung aller Hardware- und Softwarekomponenten für BAU

Qualifikationen:

Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsmäßige Ausbildung oder gründliche und vielseitige Kenntnisse in einem der vorgenannten Bereiche Gute EDV-/PC-Kenntnisse, vor allem in den Microsoft-Office-Programmen und Microsoft Project Sehr gute Fachkenntnisse in der Anwendung von Microsoft Excel und Microsoft Access Sehr gute Fachkenntnisse im Umgang mit SAP (ORCA, E.biss-Bestellsystem) Gute Fachkenntnisse in der Erstellung und Bearbeitung von Ausschreibungsunterlagen Strukturiere Arbeitsweise sowie Verständnis für administrative Vorgänge Langjährige Erfahrung in der Erstellung von komplexen Excel-Tabellen und Datenbanken Englischkenntnisse auf B2-Niveau Affinität zu IT-Systemen

Berufsfeld

Business Administration Öffentlicher Dienst, Verwaltung Organisation, Verwaltung, Büro Finanz-/Rechnungswesen Oper. Controlling, Projektmanagem. Assistenz

Standorte

Hamburg

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