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Assistenz des Abteilungsleitungsteams der Abteilung Studierendenservice und Studiengangmanagement
Esslingen
Aktualität: 25.06.2024
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25.06.2024, Hochschule Esslingen
Esslingen
Assistenz des Abteilungsleitungsteams der Abteilung Studierendenservice und Studiengangmanagement
Ihre Aufgaben:
Sie arbeiten als Assistenz für das dreiköpfige Leitungsteam der Abteilung Studierendenservice und Studiengangmanagement. In dieser Funktion arbeiten Sie der Abteilungsleitung direkt zu und übernehmen zusätzlich Aufgaben für die zwei Referatsleitungen des Referats Studierendenservice und des Referats Prüfungen. Hierbei koordinieren Sie sowohl die internen Abteilungstermine für die rund 20 Mitarbeiter:innen als auch hochschulinterne und -externe Termine und Angelegenheiten. Sie sind die zentrale Anlaufstelle für telefonische und schriftliche Anfragen aller Art.
Dabei sind Sie insbesondere verantwortlich für die:
Koordination der internen und externen Kommunikation
Organisation sämtlicher Termine des Leitungsteams, der Abteilung und der beiden Referate
Sitzungsvor- und -nachbereitung
Erstellung von Präsentationen
Anfertigung und Abstimmung von Protokollen
Beantwortung zentraler Anfragen
Organisation des Onboardings neuer Mitarbeiter:innen
Koordination von Arbeitsplatzwechseln und Möblierung innerhalb der Abteilung
Koordination und Organisation aller Beschaffungen inkl. des Rechnungslaufs
Vorbereitung und Abwicklung von Dienstreisen inkl. Genehmigungen und Abrechnungen
Allgemeine Verwaltungstätigkeiten
Darüber hinaus übernehmen Sie die folgenden Aufgaben:
Bearbeitung aller Themen im Sachgebiet Studiengebühren für internationale Studierende und im Sachgebiet Beurlaubungen
Erstellung von Statistiken für interne und externe Stellen wie Ministerien, Hochschulrat und Rektorat
Erstellung von Dokumentationen und Vorlagen
Beschwerdemanagement
Änderungen des Aufgabengebiets bleiben vorbehalten.
Das bringen Sie mit:
Abgeschlossene Weiterbildung zum:r einschlägigen Fachwirt:in bzw. einschlägiger Hochschulabschluss zum:r B.A. in den Bereichen Public Management bzw. Betriebswirtschaft oder im Bereich der Rechtswissenschaften (LL.B., LL.M., Staatsexamen)
Organisationstalent und sehr gutes Zeitmanagement
Freundlichkeit und professionelles Auftreten
Schnelle Auffassungsgabe
Einschlägige Erfahrungen im Büromanagement
Sehr gute MS Office-Kenntnisse
Berufsfeld
Standorte